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PDF入稿にはどんなメリットがある?デメリットもあわせてご紹介!

公開日:2022/06/15  最終更新日:2022/06/14


従来、印刷会社に印刷を依頼する際、IllustratorやPhotoshopなどのアプリケーションから必要な形式で入稿する必要がありました。しかし最近は、PDF入稿が可能な印刷会社も多く存在します。この記事では、そもそもPDFとは何なのか、印刷会社へPDF入稿するメリットやデメリットをご紹介します。

そもそもPDFとは

WordやExcelなどで送られてきたデータを、スマートフォンで確認しようと思ったら文字化けして見られなかった、という経験が1度はあるのではないでしょうか。文字化けやイラスト崩れの問題を解決するのがPDFです。

紙に印刷した状態のファイルを保存できる

PDFは「Portable Document Format」の略称で、紙に印刷した状態のファイルを保存することができる形式のことを指します。保護をかけることにより改ざんのリスクを大幅に軽減できるため、電子文書としてビジネスでは必須のツールです。

端末に左右されることなく同じファイルを共有できる

PDFファイルはAdobe Readerさえダウンロードされている端末であれば、誰でも無料で利用することができます。異なる端末からでも、印刷した紙の状態のファイルを確認することができるため、文字化けやレイアウト崩れの心配がありません。

PDF入稿のメリット

では、PDF入稿することによるメリットはどのようなことが挙げられるのでしょうか。

レイアウトが崩れない

IllustratorやPhotoshop、InDesignなどのアプリケーション入稿を行うと、使っているパソコンのOSによって、レイアウトやフォントやデザインが崩れてしまう可能性があります。一方、PDF入稿は、フォントを埋め込んでいるため、製作者が作った通りのデザインで出力することが可能です。印刷した状態をPDFで確認してから入稿できるので、イメージ通りの仕上がりが実現できます。

アプリケーションの費用をかけずに利用できる

PDFは、無料で利用することができます。IllustratorやPhotoshop、InDesignなど、高額なアプリケーションを購入する必要がないため、費用面で大きなメリットとなります。Wordはもちろんのこと、無料アプリケーションからもPDFファイルに変換可能な場合が多いため、費用をかけずに素敵なデザインを入稿することが可能です。

デザイナー以外の方でも取り扱いが簡単

高度なデザインアプリケーションからの入稿だと、IllustratorやPhotoshop、InDesignの取り扱いができるデザイナーが入稿を行う必要があります。しかし、PDF入稿だと、WordやExcel、素人向けのデザイン作成のアプリケーションからも入稿することが可能です。デザイナースキルを持ち合わせていない方でも簡単にデータの入稿をすることができるのは、うれしいポイントです。

データ容量を削減できる

IllustratorやPhotoshop、InDesignなどで作成した作品はデータがとても重いため、インターネット上で処理しきれず、郵送で対応しなければいけない場合もあります。しかし、PDFに書き出すことで、大幅にデータ圧縮されるため、エラーが出にくくなる利点があります。また、動作が軽くなるので、入稿作業をスピーディーにストレスなく進めることが可能です。

PDF入稿のデメリット

では、PDF入稿の際のデメリットはどのようなことがあるのでしょうか。

修正に手間がかかる

一番のデメリットは、修正箇所があった場合に工程が増えるということです。通常、印刷前のチェックで簡単な修正が必要な場合、印刷会社側で修正をかけることができます。しかし、PDFデータの場合は、印刷会社で修正することができません。ただし、これは、製作者側の意図的なデザインやフォント、印刷範囲などを印刷会社側で修正されてしまうというリスクを回避することにもつながります。製作者側でもPDFのままでは修正することができないため、元データを修正して、再度PDF形式に変換する必要があります。元データを残しておかないと、修正ができなくなるため、注意が必要です。

変換時の確認が必要

IllustratorやPhotoshop、InDesignなどのアプリケーションからPDFへ書き出しする場合、設定や仕上がりをしっかりと確認する必要があります。設定によっては書き出す際に色味が変わってしまう場合や、フォントによっては埋め込みがされない場合があります。基本的に、PDF形式では自動的にフォントの埋め込みがされますが、一部埋め込みできないフォントも存在します。フォントが埋め込みされていないと、PDF形式であっても指定したフォントが違うフォントへ置き換えられてしまうため、埋め込みがされているか設定で確認してから入稿しましょう。

 

PDFファイルの説明から、印刷会社へのデータを入稿する際に、PDF入稿するメリットやデメリットについてご説明しました。従来の入稿と比べて手軽でスピーディーにデータ入稿できることや、デザインを崩さずに思ったままのデザイン印刷が可能なことから、近年では人気のあるデータ入稿方法です。一方、PDF変換時に多少の注意が必要なことや、修正時に手間がかかるなどのデメリットもあります。しかし、設定を事前にきちんと確認さえしておけば、製作者側のパソコンで製作した通りの仕上がりが期待できるため、とても安心な印刷方法といえます。PDF入稿を導入している印刷会社を採用することで、印刷にかかる労力や時間を削減してみてはいかがでしょうか。

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