会社でよく使う挨拶状の書き方や注意点を解説！

挨拶状はビジネスにおける重要なシーンで利用される手紙やハガキです。そのため、マナーや形式に間違いがあると、受け取り手に無礼な印象を与えてしまう可能性も少なくありません。しかし、挨拶状のマナーは意外と知られていないものです。今回は、挨拶状の書き方や注意すべき事項について詳しく解説します。

挨拶状とは

挨拶状の概要や具体例をご紹介します。

挨拶状の概要

挨拶状とは、簡単にいえばかしこまった手紙のようなものです。現在はスマートフォンやパソコンからいつでもメールやSNSを通して連絡を取ることが可能ですが、たとえばビジネスシーンで重要な事柄を取引先に伝える場合には、メールやSNSなどの連絡手段では「相手を軽んじている」「礼儀がない」ととらえられてしまうケースも少なくありません。挨拶状を利用することで、受け取り手を敬い、礼儀を大切にしているという姿勢を伝えられるのです。

挨拶状には具体的にどのようなものがある？

「挨拶状」と聞いても具体的なイメージが湧かない人も多いでしょう。会社ではなく個人で送る身近なものを例に挙げると、年賀状や暑中見舞い、喪中ハガキなどが挨拶状に含まれます。

会社が送る挨拶状は、営業所の移転や独立、設立、取締役の変更、案内状、イベントへの招待状などが挙げられます。とくにビジネスシーンにおいては挨拶状を送る機会が頻繁にあるため、挨拶状を送るべきタイミングは社会人として知っておきたい知識です。

挨拶状の書き方・マナー

日本は礼儀や形式を重んじる国であり、挨拶状の書き方にもいくつかのマナーが存在します。挨拶状を書くにあたって知っておくべき事項は、

①頭語・結語
②時候の挨拶文
③繁栄・感謝を表す一文
④結びの挨拶
⑤送付する日の年月日を記載
⑥送り主・送り先として企業名に加え役職と氏名

の6つです。以下では、挨拶状を初めて出す際に迷いやすい3つの項目と、挨拶状本文の書き方について詳しく解説します。

頭語・結語の書き方

頭語・結語とは「拝啓」「敬具」のように、挨拶状の最初と最後に必要な文言です。頭語と結語は組み合わせが決まっており、基本的には「拝啓」「敬具」の組み合わせを使用すれば問題ありません。ただし、返信時には「拝復」「敬具」としたり、省略時には「前略」「草々」としたりするケースもあります。

時候の挨拶の書き方

挨拶状の始めは頭語ですが、次に来るのが時候の挨拶です。ビジネスシーンでは漢語調の挨拶文を書くことが多く、個人間でのやり取りやビジネスにおいても深い間柄同士のやり取りであれば、口語調で挨拶文を書きます。時候の挨拶文はその名の通り季節によって内容が変わるものの、月によって使用される例文が決まっているため、そのまま引用して構いません。パソコンで挨拶状を作る際には時候の挨拶がパソコン内に登録されているケースもあるため、送付する月の例文を選択するのみでOKです。

繁栄・感謝の一文の書き方

頭語、時候の挨拶の次は、繁栄・感謝の一文です。例として「貴社にはますますご清栄のこととお喜び申し上げます」「平素は格別のご厚情を賜り誠にありがとうございます」のような文章が挙げられます。繁栄と感謝のそれぞれで一文ずつ書いておくのがもっとも丁寧ですが、ハガキなどで送る場合には字数が増えて読みづらくなってしまうため、どちらか一文を選ぶのであれば繁栄を喜ぶ文のみでも問題ありません。

本文の書き方

繁栄・感謝の一文から本文に入る際に、突然本題が始まるのは不自然になります。「さて」「この度は」のようなクッションとなる一言を挟むことで、自然な流れで本文に切り替えることが可能です。どちらを使用しても構いませんが、基本的には「さて」が使用されるケースが多いです。また、本文に限ったことではないものの、挨拶状には句読点をつけてはならないという決まりがあります。日常でやり取りするメール・手紙では、句読点を意識せずとも使用している、という人も多いでしょう。

しかし、句読点には、幼い子にも分かりやすいよう文章に区切りをつける目的で使用が始まったという歴史があります。そのため、挨拶状で句読点を使用すると受け取り手を子ども扱いしているといった印象を与えてしまうケースもあるのです。長すぎる文章で句読点を省くと何を言いたいのか分からなくなってしまうため、挨拶状では簡潔な一文を心がけましょう。

会社の挨拶状はネット印刷で簡単に作成できる

会社の挨拶状は送付数が少ない場合はパソコンで自作することも可能ですが、一度に何十社・何百社もの取引先に送付が必要な場合や、挨拶文に慣れておらず作成に不安がある人は、ネット印刷を利用するのがおすすめです。例文を使用して正しい挨拶文が簡単に作成できるだけでなく、ポストへの投函を代行してもらえるサービスもあります。挨拶状を送付する際は、ネット印刷の利用を検討するのもよいでしょう。

まとめ

挨拶状とは、個人では年賀状や暑中見舞い、会社では設立や移転、取締役の交代などの際に送るものです。ビジネスの場ではとくに利用シーンが多いため、社会人として挨拶状に関するマナーを身につけておくことが望ましいでしょう。基本的なマナーは消して難しい内容ではありませんが、作成が初めてであったり、送付数が多かったりする場合には、ネット印刷を利用するのも1つの手です。例文を使用して簡単に正しい形式の挨拶状を作成可能であるため、これから挨拶状を送る予定がある人は、利用を検討してみてください。

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