印刷を外注するメリットとは？外注先選びのポイントも紹介

印刷物を作成する際「印刷を外注したほうがよいのだろうか」と悩む方も多いのではないでしょうか。印刷を外注すれば、専門的な知識や設備を活用できるだけでなく、業務の効率化や印刷品質の向上、コスト削減なども期待できます。本記事では、印刷外注の種類や主なメリットを解説するとともに、失敗しない外注先選びのポイントも紹介します。

印刷外注の種類

印刷物を作成する際は、すべての工程を自社で対応するのではなく、必要な業務を外部へ委託する「印刷外注」という方法があります。印刷外注には、実際に印刷や製本を依頼するケースと、印刷に使用するデータのデザイン制作を依頼するケースがあります。

依頼先や外注する範囲によって、費用や手間、仕上がりなどが異なるため、それぞれの特徴を理解しておくことが大切です。

印刷外注には「印刷」と「デザイン制作」がある

印刷外注には、大きく分けて「印刷（プロセス）」と「デザイン制作（印刷用データを作成するプロセス）」の2種類があります。印刷の外注では、印刷機による印刷だけでなく、印刷物を綴じる製本工程まで印刷会社に依頼できます。

一方、デザイン制作の外注では、印刷に適したデータの作成を専門のデザイナーに任せます。自社の知識や設備、人員などを考慮し、必要な工程だけ外注することが可能です。

「印刷」を印刷会社やネット印刷に外注する

印刷工程を外注する場合、一般的な印刷会社やネット印刷などを利用できます。印刷会社に依頼すれば、用紙の種類や厚さ、印刷方法、製本方法などについてアドバイスを受けられる場合があり、印刷に詳しい担当者がいない企業でも利用しやすいでしょう。

一方、社内にデザインや印刷に関する知識・経験があり、一定の品質で問題ない印刷物であれば、ネット印刷を利用する方法もあります。案件の内容や社内体制に応じて依頼先を選ぶことが重要です。

「デザイン制作（印刷用データ作成）」を外注する

印刷用データをWordやPowerPointなどで自社作成することもできますが、レイアウト崩れやフォントの置き換え、色味の違いなどが発生する可能性があります。印刷会社への入稿には適切なデータ形式や設定が求められることもあるため、印刷に慣れていない場合は負担が大きくなりがちです。

そこで、デザイン制作から専門業者に依頼することで、印刷に適したデータを作成してもらえるだけでなく、専門的なデザインによって印刷物の見た目や品質を高められます。

印刷外注の主なメリット

印刷外注を活用すると、印刷会社が持つ専門的な知識や設備を利用できるため、自社で印刷する場合には得にくいさまざまなメリットがあります。

印刷会社から提案やアドバイスを受けられる

印刷会社は、さまざまな業界の印刷物を手掛けてきた経験やノウハウを持っています。そのため、印刷物の目的や課題に応じて、用紙の種類や印刷方法、デザインなどについて適切な提案やアドバイスを受けられます。

自社だけでは判断が難しい場合でも、専門的な知識を活用して、目的に合った印刷物を作成しやすくなるでしょう。

印刷にかかる手間を削減できる

印刷を外注すれば、印刷会社との打ち合わせや発注などの準備を除き、その後の印刷工程を任せられます。印刷だけでなく、完成した印刷物の仕分けなどを依頼できる場合もあり、担当者の負担軽減につながります。

さらに、デザインから印刷まで一括して依頼すれば窓口を一本化できるため、業務をより効率的に進められます。

高品質で効果的な印刷物を作成できる

印刷会社では、オフセット印刷機や高性能なデジタル印刷機など、専門的な設備を使用しています。そのため、一般的なオフィスの複合機と比べて、高品質で安定した印刷物を作成しやすくなります。

また、印刷に関する専門知識を持つスタッフが対応するため、データや設備に関するトラブルを防ぎやすい点もメリットです。

大量印刷ではコストを抑えられる場合がある

印刷部数が多い場合は、自社のカラー複合機などで印刷するよりも、印刷会社へ外注した方がコストを抑えられることがあります。特にオフセット印刷は、印刷部数が増えるほど1部あたりのコストを下げやすく、大量印刷に適しています。

一方、デジタル印刷は版を作る必要がないため、少量から中量の印刷でも効率的に対応できます。

様々なサイズや用紙に対応できる

印刷会社では、一般的なオフィス用プリンターでは対応が難しい大判サイズや特殊な用紙、さまざまな素材への印刷にも対応しています。さらに、特殊加工や製本などを組み合わせることで、ポスターやパンフレットなど幅広い印刷物を作成できます。

自社の設備だけでは難しい印刷にも対応できるため、用途や目的に合わせて、独自性のある印刷物を作成できる点も印刷外注の大きなメリットです。

印刷の外注先を選ぶ際のポイント

印刷の外注先を選ぶ際は、見積額の安さだけで判断するのではなく、自社が求める品質や納期、サポート体制などを総合的に確認することが大切です。依頼する印刷物の種類や目的によって必要な条件も異なるため、以下のポイントをチェックしながら、自社に適した外注先を選びましょう。

サポートや提案力を確認する

印刷に関する相談に対して、適切な提案やアドバイスをしてくれるかを確認しましょう。また、さまざまな案件に柔軟に対応できる設備や技術、外部ネットワークなどを備えているかも重要なポイントです。印刷に詳しくない場合でも、目的に応じた提案をしてくれる業者であれば、安心して依頼できます。

印刷品質が要求を満たしているか確認する

自社が求める印刷品質を実現できるかどうかも重要です。とくに、写真やブランドカラーなど、色の再現性が重視される印刷物では、色味の調整に対応できるかを事前に確認しておきましょう。過去の実績やサンプルなどを確認して、仕上がりの品質を判断することも有効です。

コストと納期を確認する

予算内で印刷できるかだけでなく、希望する納期に対応できるかも確認しましょう。見積額が安くても、納期が合わなければ業務に支障が生じる可能性があります。また、問い合わせや修正依頼などに対して、迅速かつ誠実に対応してくれるかどうかも、外注先を選ぶ際の判断材料になります。

信頼性や実績を確認する

長期的に印刷を依頼する可能性がある場合は、外注先の信頼性や実績も確認しましょう。これまでにどのような印刷物を手掛けてきたのか、希望する分野での実績があるかなどを確認することで、自社のニーズに適した業者か判断しやすくなります。

まとめ

印刷を外注することで、専門的な知識や設備を活用しながら、印刷にかかる業務の負担を軽減できます。大量印刷によるコスト削減や高品質な仕上がり、特殊なサイズ・用紙への対応など、自社で印刷する場合には得にくいメリットも多いです。また、印刷だけでなくデザイン制作まで外注すれば、より効果的な印刷物の作成も期待できます。外注先を選ぶ際は、費用だけでなく、提案力や印刷品質、納期、信頼性などを総合的に比較し、自社の目的や予算に合った業者を選びましょう。

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